聖母院書院校友會(ndcaa) 3.14

聖母院書院校友會會章


第一章：總綱

(一) 定名
本會定名為「聖母院書院校友會」，英文名稱是“Notre Dame College Alumni Association”。

(二) 會址
本會會址座落在香港特別行政區九龍九龍城盛德街五十一號 (No. 51 Shing Tak Street, Kowloon City, Kowloon, Hong Kong Special Administrative Region)。

(三) 宗旨
1. 促進聖母院書院校友對母校之歸屬感，成為母校與校友之間的溝通橋樑。
2. 協助母校推動教育工作，秉承獻主會的辦學宗旨、精神及理念，發揚校訓「忠、孝、勤」之精神，回饋社會。
3. 團結聖母院書院校友，促進校友之間的聯繫，發揮互助互勉的精神。
4. 推動一切與本會會員福利有關之事宜，舉辦各類活動服務校友。


第二章：會員資格、權利、義務、紀律等

(一) 會員資格
1. 基本會員： 凡曾於聖母院書院肄業或畢業之同學皆可申請成為本會基本會員。申請經幹事會批准後，即成為本會基本會員。
2. 榮譽會員： 所有聖母院書院前任及現任之教職員均可申請成為本會榮譽會員。申請經幹事會批准後，即成為本會榮譽會員。本會幹事會亦可邀請母校前任及現任之教職員成為本會榮譽會員。
（於2009年修訂）

(二) 權利
1. 基本會員
(a) 可出席本會會員大會。
(b) 可享有於會員大會上參選、被選、動議、和議、投票及表決權。
(c) 可列席本會幹事會會議及在會議上發言。
(d) 可參加本會舉辦之活動。
(e) 可享用本會之一切福利及設施。
2. 榮譽會員
(a) 可列席本會會員大會及在會議上發言。
(b) 可列席本會幹事會會議及在會議上發言。
(c) 可參加本會舉辦之活動。
(d) 可享用本會之一切福利及設施。

(三) 會員義務
1. 須遵守本會之會章。
2. 須積極參與及協助舉辦本會各項活動及出席或列席會員大會。
3. 基本會員須繳交會費，會籍由繳交會費後正式生效。榮譽會員毋須繳交會費。

(四) 紀律
1. 違反本會會章的會員，可被本會幹事會暫停或撤銷其會籍。
2. 任何本會會員或幹事會成員如有失職，引致本會名譽、利益或任何方面受損，或引致本會行政或活動產生不便，或瀆職，或擅自以本會名義舉辦任何活動，或觸犯或曾觸犯任何刑事罪行，經調查屬實後，可被本會幹事會暫停或撤銷其會籍或免去其幹事會成員的職務。本會對違反紀律的會員保留追究權利。
3. 被本會幹事會撤銷其會籍的會員，其所有已繳交的會費不會被退還。

(五) 本會幹事會可按情況設立永久會員制及制訂相關細則；惟只有符合基本會員資格的會員方可成為永久會員。


第三章：名譽會長、顧問及贊助人

(一) 資格
本會幹事會可邀請母校前任及現任的校監、校董、校長、副校長、教職員、社會賢達及對本會有特殊貢獻之人士為名譽會長、顧問及贊助人。

(二) 任期
名譽會長、顧問及贊助人並無任期限制。

(三) 名譽會長、顧問及贊助人的權利
1. 可列席本會會員大會及在會議上發言。
2. 可列席本會幹事會會議，並就本會事務給予意見及提供建議。
3. 可參加本會舉辦之各項活動。
4. 可享用本會之一切福利及設施。


第四章：財政

(一) 本會之財政年度由每年一月一日起至同年十二月三十一日止。

(二) 所有基本會員均須繳交會費，會費數額由本會幹事會議決及收取。本會不會退還會員已繳交之會費。

(三) 會費由本會財政幹事負責收集，並存入指定的銀行戶口。除非本會幹事會另有議決，所有本會簽發的支票須由會長、財政及秘書其中兩人共同簽署，方能生效。

(四) 會費及本會所有其他的款項只限用於支付本會的日常支出、營運費用及支付本會所舉辦的活動的開支，一切盈餘將撥作儲備金。

(五) 本會的財政預算以量入為出為原則，力求收支平衡，避免赤字。

(六) 除正常預算經費開支外，其他每月開支的總數目在一仟圓以下者，可由會長或財政幹事授權動用。超過一仟圓時，則須得到幹事會批准後方可動用。

(七) 本會不得向任何幹事會成員提供任何酬勞。

(八) 本會幹事會有權由儲備金酌情撥款予母校，以供設立獎學金或協助母校推動教育工作。

(九) 本會可接受任何人士的捐款。


第五章：會員大會

(一) 組織及權責
1. 由全體基本會員組成，為本會之最高權力機構，可議決本會所有事務。
2. 建議、討論及通過本會幹事會的會務報告、財政預算及財政報告。
3. 商討及決定會務方針。
4. 選舉及罷免本會幹事。
4A. 選舉及罷免校友校董。
5. 委任及罷免審計委員會成員。
6. 修改本會章。
（於2013年修訂）

(二) 主席及秘書
1. 會員大會的主席由本會幹事會會長出任，若會長缺席，則由副會長出任大會的主席。若上述兩人均缺席，會員大會則立刻休會，直至上述二人其中一人可出任主席主持會員大會，方可續會。
2. 會員大會秘書由本會幹事會秘書出任，若幹事會秘書缺席，則由其他幹事出任大會秘書。

(三) 開會通告
1. 會員大會每年最少召開一次，由本會幹事會負責召開。
2. 本會幹事會須於會員大會會議前不少於二十一天在本會網頁發出會議通告，並以電郵通知全體會員舉行會員大會的日期、時間、地點、議程及其他細節。
3. 會員大會之法定會議人數為不少於全體基本會員百分之十或不少於二十名基本會員親自出席，以較少者為準。在任何會員大會上，當進行處理任何事務時，除非有構成法定會議人數的會員出席並繼續出席至會議結束，否則不得在會上處理事務。若法定會議人數不足，本會主席須宣佈休會，並須同時宣佈會員大會之押後會議的舉行日期、時間及地點。會員大會之押後會議須在原會議日期起計的二十八天內召開。本會幹事會須於會員大會之押後會議前不少於七天在本會網頁發出會議通告，並以電郵通知全體會員舉行會員大會之押後會議的日期、時間、地點、議程及其他細節。押後召開之會員大會，不論出席會員人數多少，均構成法定會議人數。
4. 如有十分之一基本會員以書面聯署要求本會幹事會召開特別會員大會並在書面聯署附上會議議程，本會幹事會須於接到書面聯署後的三十日內召開特別會員大會，並於特別會員大會會議前不少於十四天在本會網頁發出會議通告，並以電郵通知全體會員舉行特別會員大會的日期、時間、地點、議程及其他細節。如在指定的會議時間之後半小時內，未有法定會議人數出席，該特別會員大會即須解散。

(四) 議事程序、表決等
1. 除非得到不少於出席會議的百分之七十五的會員同意，會員大會不可議決沒有列在議程內的議案；惟此條並不限制會員大會討論沒有列在議程內的事項。
2. 除解散本會的議案外，所有議案須得到不少於出席會議的百分之五十的會員同意，方可通過生效。
3. 任何會員，除非已繳付所有應由其繳付的會費及其他款項，否則無權在任何會員大會上表決。


第六章：幹事會

(一) 組織
1. 幹事會成員人數最少為三人，其中必須包括會長、財政及秘書。
2. 成員及職務（包括但不限於）
(a) 會長 : 主持及領導本會的行政事務，負責召集、主持幹事會會議及會員大會。
(b) 副會長 : 協助會長處理會務，會長出缺時代行其職務。
(c) 財政 : 負責財政收支；編寫財政預算及財政報告，確保本會財政健全。
(d) 秘書 : 處理一切檔案、文書及撰寫和備存會議紀錄，主管本會會員名冊。
(e) 康樂 : 策劃及統籌本會的聯誼活動。
(f) 資訊科技 : 負責本會一切的電腦設備，電腦資料庫及網頁之建立、更新及維護等有關事宜。
(g) 總務 : 負責聯絡工作，協助推行會務及處理本會會員福利事宜。
3. 除會長的職位外，其他幹事會職位可由多於一名幹事會成員擔任。
4. 在不抵觸第六章第(一)(1)條的規定的情況下，幹事會可按情況增加或減少幹事會成員人數及職位。
5. 幹事會成員不得同時擔任兩個或以上的幹事職位。

(二) 任期
所有幹事會的成員每屆任期為兩年，可競選連任；惟會長之總任期，在任何一段連續期間內不得超過四年。
（於2009年修訂）

(三) 權責
1. 幹事會是本會最高行政機構，負責處理及管理本會會務、執行會員大會之決議案。
2. 幹事會須向會員大會負責。
3. 召開會員大會及向會員大會提交會務報告、財政預算及財政報告。
4. 擬定及推行本會全年的工作計劃。
5. 審批加入本會為會員的申請。
6. 可暫停或撤銷違反本會會章的會員的會籍及免去任何幹事會成員的職務。
7. 可設立專責小組，協助處理會務。

(四) 選舉
1. 幹事會成員選舉每兩年舉行一次。選舉安排由應屆幹事會決定。
2. 任何一位有意參選之基本會員，在獲得最少十位基本會員及一位榮譽會員的提名後，可自行組成候選幹事會內閣，並在選舉報名期內向在任幹事會報名。為免生疑，任何一位有意參選之基本會員，均須獲得最少十位基本會員及一位榮譽會員的提名後，方可參加選舉。
3. 選舉於會員大會舉行時進行，得票最多之候選幹事會內閣當選為新任幹事會。
4. 本會第一屆幹事會可由母校或母校委任的聖母院書院校友會籌備委員會委任產生。

(五) 移交職務
所有幹事會成員須於任期完結後，向下屆幹事會成員移交一切職權及職務。新一屆幹事會成員的名單須於移交職務後一個月內呈報香港特別行政區警務處社團事務主任存檔。

(六) 表決
所有議案須得到超過半數出席會議之幹事會成員同意，方可通過生效。若贊成及反對的票數相等，則會長有權投決定票。

(七) 會議及會議紀錄
1. 幹事會會議須最少每年召開兩次，法定會議人數為不少於全體幹事會成員之二分之一成員親自出席。
2. 幹事會會議之通告及議程，須於會議前最少五天向各幹事會成員及幹事會顧問發出。
3. 幹事會須將所有幹事會的會議紀錄抄送一份副本予幹事會顧問。

(八) 辭任
幹事會成員可藉給予幹事會一個月書面通知，辭任幹事會成員一職。

(九) 暫停或撤銷會籍及免職
1. 幹事會在得到不少於百分之七十五的幹事會成員同意下，可暫停或撤銷違反本會會章的會員的會籍。
2. 幹事會在得到不少於百分之七十五的幹事會成員同意下，可免去任何幹事會成員之職務。被免去職務的幹事會成員須馬上退出幹事會。

(十) 幹事職位出缺
1. 除會長之職位外，幹事會可自行釐定幹事會成員職位出缺之處理方式，處理方法可包括邀請任何基本會員替補空缺。
2. 如會長之職位出缺，須由副會長、財政及秘書順序補上。
3. 替補幹事會成員的任期是該出缺幹事會成員的餘下任期。

(十一) 幹事會顧問
1. 幹事會設幹事會顧問一名。幹事會顧問由母校校長委任的教職員出任。
2. 幹事會顧問可連任，也沒有任期限制。母校校長可隨時委任任何母校的教職員替代時任的幹事會顧問。
3. 幹事會顧問可列席本會幹事會會議，並就本會事務給予意見及提供建議。
4. 在確定是否有法定會議人數出席幹事會會議時，幹事會顧問不得被點算在內。
5. 幹事會顧問不享有投票及表決權。
6. 幹事會顧問不可出任幹事會任何職位。

(十二) 專責小組
專責小組直屬本會幹事會，負責協助本會幹事會處理其職權範圍內之事務。


第六A章：校友校董

(一) 組織
1. 本會可按本會章選舉及提名本會的基本會員成為母校法團校董會的校友校董，參與母校法團校董會的會務。
2. 只有本會的基本會員而同時並非母校的在任教員方可成為校友校董的候選人及被選為校友校董。
3. 所需要選出的校友校董數目以母校法團校董會的會章為準。

(二) 任期
所有校友校董的任期及任期限制以母校法團校董會的會章為準。

(三) 權責
1. 出席母校法團校董會的會議及按照母校法團校董會的會章行使權利及權力。
2. 在母校法團校董會內反映本會的意見及基本會員的意見，成為母校與本會及校友之間的溝通橋樑。
3. 協助母校推動教育工作。

(四) 選舉
1. 校友校董選舉須因應及按照母校法團校董會的會章的規定定期舉行。選舉安排由幹事會決定，惟選擇必須是公平而開放透明的。
2. 任何一位基本會員若有意參選，他需要先獲得最少十位基本會員的提名後，方可成為候選人，並在選舉報名期內向幹事會報名。為免生疑，任何一位有意參選之合資格的基本會員，均須獲得最少十位基本會員的提名後，方可參加選舉。
3. 校友校董選舉以基本會員一人一票選舉產生；得票最多之候選人當選為校友校董。若候選人的數目與需選出的校友校董數目相同，則候選人在提名期結束後自動當選成為校友校董。

(五) 辭任
校友校董可藉給予母校法團校董會及幹事會一個月書面通知，辭任校友校董一職。

(六) 免職
任何免去校友校董之職務的議案須得到本會的會員大會通過方可生效。被免去職務的校友校董須馬上退出母校法團校董會。

(七) 職位出缺
若校友校董的職位出缺，須按本章第（四）條的規定選舉新的校友校董替補空缺。
（於2013年增補）


第七章：審計委員會

(一) 組織
1. 審計委員會是會員大會下的常設委員會，向會員大會負責。
2. 審計委員會的成員由會員大會委任。會員大會只可委任基本會員為審計委員會的成員。
3. 審計委員會須由不少於兩名基本會員組成。
4. 審計委員會設一名召集人，負責召開及主持審計委員會的會議。
5. 本會幹事會成員不可成為審計委員會的成員。

(二) 權責
1. 審計幹事會提交的財政報告，確保財政報告真實、公平及正確地反映本會的財政狀況。
2. 就財政報告的內容向會員大會提出意見、建議。
3. 在有需要時向會員大會提議聘請專業會計師、核數師審核財政報告及本會的財政狀況。

(三) 任期
所有審計委員會的成員每屆任期為兩年，可連任及沒有任期限制。


第八章：會章解釋、會章修改及本會解散

(一) 會章解釋
本會章的解釋權屬於會員大會。

(二) 會章修改
任何修改本會章的議案須得到本會的會員大會通過方可生效。

(三) 本會解散
解散本會的議案須得到不少於出席會員大會會議的百分之七十五的會員同意，方可通過生效。所有本會欠債必須清還；如有剩餘資產，一概捐予母校。